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Landkreis führt die elektronische Akte ein

Grevesmühlen Landkreis führt die elektronische Akte ein

Langfristig soll der Papieraufwand in der Kreisverwaltung deutlich reduziert werden

Grevesmühlen. Der Landkreis Nordwestmecklenburg startet eine kleine digitale Revolution durch die Einführung des elektronischen Posteingangs und der digitalen Aktenablage in den Fachdiensten Soziales, Jugend, im Gesundheitsdienst sowie in der Ausländerbehörde. Am Verwaltungssitz in der Grevesmühlener Malzfabrik werden seit einigen Tagen die Postdokumente zentral eingescannt und digitalisiert. Anschließend wird die digitale Post elektronisch in die zuständigen Fachdienste verschickt. Die jeweiligen Sachbearbeiter bearbeiten die Eingangspost am PC mit einem sogenannten Dokumentenmanagementsystem (DMS) und legen elektronische Akten an.

Diese Neuausrichtung diene der einfachen, übersichtlichen und schnellen Entgegennahme, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten, teilt der Landkreis mit. Seit April 2016 ist die Pflicht zur elektronischen Aktenführung für Behörden in M-V im E-Government-Gesetz verankert. Viele Behörden und Landkreise stehen nun vor der Aufgabe, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen.  

„Wir wollen die Arbeit für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb der Verwaltung vereinfachen und mittelfristig die Einführung in allen Fachdiensten umsetzen. Das macht die Zusammenarbeit leichter und schneller, wodurch insbesondere unsere Bürgerinnen und Bürger profitieren.“, so Landrätin Kerstin Weiss. Natürlich bedeutet die Einführung der sogenannten „E-Akte“ auch eine Herausforderung: „Wenn es langfristig nur noch elektronische Akten und keine Vorgänge in Papier mehr gibt, müssen die Arbeitsabläufe angepasst werden und Server- und Speichersysteme höchste Anforderungen erfüllen.“

OZ

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