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Papier-Flut im Rathaus verschwindet

Kühlungsborn Papier-Flut im Rathaus verschwindet

Die Verwaltung im Ostseebad Kühlungsborn stellt das Management der Akten-Berge auf ein elektronisches System um. Schon 2018 soll es in Betrieb gehen.

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Tim Nahrstedt, Systemadministrator im Rathaus Kühlungsborn, leitet die Umstellung auf ein elektronisches Aktenmanagementsystem. Schon im kommenden Jahr soll das neue System in Betrieb gehen und die bisherige Papier-Flut minimieren.

Quelle: Foto: Lutz Werner

Kühlungsborn. Die Zeit, in der im Kühlungsborner Rathaus massenhaft Papier durchs Haus bewegt, in Aktenordnern abgelegt wird oder – teils nach zeitaufwendigem Schreddern – in Papier-Containern entsorgt wird, neigt sich dem Ende entgegen. „Die Umstellung auf elektronische Aktenführung, ein digitales Dokumentenmanagementsystem, hat begonnen und soll im Verlauf des kommenden Jahres weitgehend wirksam werden“, erklärt Vize-Bürgermeister und Kämmerer Dirk Lahser.

Der Umstellungsprozess von Papier auf digitale Akten läuft unter Federführung von Tim Nahrstedt (28), dem Systemadministrator und IT-Experten des Rathauses. Ihm zur Seite steht eine Arbeitsgruppe, in der alle Ämter vertreten sind. „Für die Bürger ändert sich grundsätzlich nichts. Bescheide, Genehmigungen und Ähnliches werden – auf Wunsch des Bürgers oder in dem Fall, wenn der Gesetzgeber die Papierform vorschreibt – weiterhin als Dokumente auf Papier ausgereicht. Das Ganze ist eher eine hausinterne Sache, die unsere Arbeit viel effizienter macht“, so Nahrstedt.

Er bringt ein Beispiel. „Der Organisator einer größeren Open-Air-

Veranstaltung stellt einen Antrag auf Genehmigung: Posteingang, Weiterleitung zum Bürgermeister oder zuständigen Amtsleiter, dann durchläuft der Antrag spezielle Sachgebiete, in denen beispielsweise das Vorhandensein von Ver- und Entsorgungsleitungen, das Sicherheitskonzept und Anderes geprüft werden, bevor die Erlaubnis erteilt wird – oder nicht. Das geht alles schrittweise von Büro zu Büro, am Ende wird aus dem Vorgang eine Akte, die manchmal ganz schön dick sein kann.“ Mit dem neuen System könne jeder zuständige Bearbeiter auf den Vorgang gleichzeitig zugreifen und sich – aus der Sicht seiner Zuständigkeit – äußern. Der Vorgang werde digital archiviert und es werden – wenn überhaupt – nur noch ein oder zwei Blatt Papier gebraucht, um dem Antragsteller das Ergebnis der Prüfung mitzuteilen. Was oft auch per E-Mail geschehen könne.

Der Gesetzgeber schreibe vor, dass das elektronische Datenmanagementsystem bis 2020 in allen Verwaltungen des Landes eingeführt sein müsse – auch, weil ab diesem Zeitpunkt ein Schriftverkehr mit Gerichten nur noch auf diesem Weg möglich sei.

„Der Vorteil liegt – neben der ökologisch sicher wünschenswerten Einsparung von Papier – vor allem im Gewinn an Zeit, die dann nicht für mechanische Arbeiten wie kopieren, abheften, archivieren und Füllen von Papierbehältern draufgeht, sondern für wirklich wichtige Arbeit frei wird“, so Nahrstedt. Die finanziellen Einsparungen habe man im Rathaus noch nicht ausgerechnet. Aber die andere Seite – die Investitionen – wäre vergleichsweise überschaubar.

Kühlungsborn sei, wie viele andere Kommunen, Mitglied im Zweckverband elektronische Verwaltung MV. Von daher käme die Lizenz für die notwendige Software – kostenfrei. Rund 12000 Euro kosteten die Einrichtung des Systems und die Anschaffung eines Datenscanners, um den schriftlichen Posteingang fit für den elektronischen Aktenweg zu machen. Die jährlichen Wartungskosten für das System lägen bei 2000 bis 2500 Euro.

„Wir sind bei der Einführung des elektronischen Datenmanagements nicht Vorreiter, liegen aber voll im Trend und kommen dabei gut voran“, sagt Nahrstedt. In der Nachbarschaft von Kühlungsborn arbeiten unter anderen die Verwaltungsämter Neubukow-Salzhaff und Bad Doberan-Land sowie die Kommune Neubukow an der Einführung des neuen Systems. Bei ihnen lautet das Ziel: 2019.

Lutz Werner

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